در حالی که بسیاری از مشاغل اکنون اطلاعات ارزشمند و محرمانه ای را در سرورها و فضای ابری ذخیره می‌کنند، بسیاری از شرکت‌ها همچنان علاقه دارند که اسناد و مدارک ارزشمند خود را در بخش بایگانی آرشیو کنند. به همین دلیل حفظ امنیت این بخش اهمیت ویژه‌ای دارد و قفل دیجیتال کمد بایگانی نقش مهمی را در تامین امنیت دفتر بازی می‌کند.
اگر دفتر شما هم بخش بایگانی دارد و نیاز دارید اسناد خود را در محیطی امن حفظ کنید، تا انتها با ما همراه باشید.
اهمیت اطمینان از اطلاعات ذخیره شده در قفل دیجیتال کمد بایگانی
همانطور که می‌دانید، هر کمد بایگانی که هر نوع اطلاعات محرمانه ای را ذخیره می‌کند، باید از قفل استفاده کند. قفل کمک می‌کند تا اطمینان پیدا کنید که فقط افراد مجاز این اجازه را خواهند داشت که به کمد و محتویات آن دسترسی داشته باشند. این مسئله خطر نقض داده‌های فیزیکی اسناد یا سرقتشان را کاهش می‌دهد.
اگر قفل از کار بیفتد یا دستکاری شود چه خطراتی به همراه دارد؟ در بدترین حالت، معنای آن اتفاق این است که احتمالا اطلاعات مشتریان شما درخطر قرار گرفته است؛ چیزی که می‌تواند زحمت چندین ساله شما را برای جلب اعتماد آن‌ها زیر سوال ببرد.
در این مقاله نگاهی دقیق به امنیت قفل دیجیتال کمد بایگانی دفتر می‌اندازیم تا راه‌حلی قابل اطمینان و البته کاربردی برای افزایش امنیت اسنادتان ارائه دهیم.
چگونه می‌توان کمدهای بایگانی را ایمن کرد؟
قبل از اینکه به نکات و پیشنهادات عالی و قابل اطمینان برای حفاظت از کمدهای بایگانی و یا حتی قفل کمد میزها بپردازیم، باید اشاره کنیم که قفل‌های قدیمی و مکانیکی که در ادارات روی کمدها کار گذاشته می‌شود معمولا کیفیت ساخت پایین و به‌طبع امنیت کمی دارند.
این قفل‌های معمولی به‌راحتی دستکاری می‌شوند و می‌توان آن‌ها را به‌سرعت باز کرد. درعین‌حال ماندگاری فوق العاده‌ای هم ندارند. این واقعیت باعث شده است که بسیاری از ادارات استراتژی خود را برای افزایش امنیت داده‌ها روی تعویض قفل‌های قدیمی با قفل دیجیتال کمد بایگانی تغییر دهند.
نکات زیر می‌توانند به شما کمک کنند تا امنیت دفاتر، مخصوصا بخش اسناد را افزایش دهید:
کمدها را در مناطق امن دفتر کار خود نگه دارید
محافظت از پرونده‌های ارزشمند شرکت شما هرگز ضرری به شما نخواهند رساند و برعکس به شما کمک هم خواهد کرد. مثلا علاوه‌بر ارتقا امنیت با قفل‌هایی با کیفیت‌تر، بهتر است کمدها را در مناطقی از ساختمان اداری که برای ورود به آن‌ها نیاز به دسترسی ویژه‌ای وجود دارد، ذخیره کنید.
نگه داشتن اسناد بایگانی شده مهم در کمد قفل شده، پشت دربی که قفل شده است، امنیت این مدارک را دو چندان می‌کند.
اضافه کردن میله‌های پشت درب مهم است
می‌توان پرونده‌های مهم و اسناد محرمانه را با یک نوار قفل اضافی ایمن کرد.
این دستگاه‌های امنیتی مقاوم سازی از فولاد ضخیمی ساخته و برای نصب در کنار کمد طراحی شده‌اند. زمانی که میله بسته است، می‌توان آن را با یک قفل تحت حفاظت نگه داشت.
خط مشی‌های امنیتی را برای کلیدها اعمال کنید
سیاست‌های سفت و سختی را برای دسترسی به کلیدهای دفتر تعیین کنید. شما باید برای کلید کمدهایی که محل نگهداری پرونده‌ها هستند، محدودیت دسترسی و محل‌های ذخیره سازی تعیین کنید.
سعی کنید صرفا خودتان کلیدهای یدکی و پشتیبان را دراختیار داشته باشید و مشخص باشد که کدام‌یک از کارمندان کپی کلیدهای کمدها را دراختیار دارد و از پروسه روشن نگهداری سوابق استفاده کنید.
این به شما کمک می‌کند تا کلیدهای کمدها را گم نکنید، در حالی که اطمینان می‌دهید در صورت لزوم به بایگانی‌های مهم دسترسی پیدا می‌کنید.
برای امنیت دفتر کار از کنترل دسترسی استفاده کنید
سیستم‌های کنترل دسترسی، سیستم‌های امنیتی جامعی هستند که دسترسی به ساختمان یا منطقه‌ای خاص از آن را محدود و ردیابی می‌کنند. آن‌ها نقاط ورودی قفل شده تاسیسات را متحد و امنیت را با اعتبارنامه‌های بدون کلید، ساده خواهند کرد.
با استفاده از کد ورود به سیستم و اسکنر بیومتریک، کارمندان و مهمانان مجاز می‌توانند به راحتی به فضاهای مورد نیاز برای انجام کار خود دسترسی پیدا کنند. در عین حال، سیستم‌های کنترل دسترسی سطح بالاتری از امنیت را برای دفتر فراهم می‌کنند. درها به طور خودکار قفل می‌شوند، دسترسی ثبت می‌شود و می‌توان در ساعات یا روزهای تعیین شده ورود را مسدود کرد.
قفل‌های سازنده اصلی را تغییر دهید
اگر در مورد امنیت میز یا کمد محل کار خود جدی هستید، اولین کاری که باید انجام دهید این است که قفل‌های اصلی سازنده را عوض کنید. ممکن است خودتان بتوانید آن را تغییر دهید. در غیر این صورت، همیشه می‌توانید با یک قفل ساز حرفه ای تماس بگیرید تا این کار را برای شما انجام دهد. به‌روزرسانی قفل‌ها به یک قفل امن تر و بهتر، بلافاصله امنیت میز و کمدهای شما را در اداره افزایش می‌دهد.
قفل‌ها را به صورت دوره ای جایگزین کنید
با توجه به پتانسیل جابجایی کارمندان، به ویژه در دفاتر بزرگ تر و شلوغ، منطقی است که مرتباً قفل‌های کمدهای بایگانی را عوض کنید. این تلاش به محافظت از اسناد حساس داخل کمدها کمک می‌کند.
آن‌ها را به قفل‌دیجیتال کمد بایگانی ارتقا دهید
برای جلوگیری از مشکل کلیدها، می‌توانید دفترتان را با دستگاه‌ها و گجت‌های امنیتی دیجیتال تجهیز کنید. قفل‌های هوشمندی که به طور خاص برای جایگزینی قفل‌های استاندارد کمدهای بایگانی طراحی شده اند، می‌توانند برای نیازهای کارکنان شما پیکربندی شوند.
قفل دیجیتال کمد بایگانی طیف وسیعی از امکانات را در اختیار شما قرار می‌دهد. این قفل‌ها مقاوم هستند و به شما کمک می‌کنند تا فضای نگهداری آرشیو را حفظ و کنترل کنید.
باز و بسته کردن قفل دیجیتال از ابزارهای دسترسی مختلفی مانند صفحه کلید، بلوتوث یا مجاورت مغناطیسی که با کلیدهای اصلی یا کارت‌های دسترسی کار می‌کند، استفاده می‌کند. این امکان، لایه محافظت اضافی برای اسناد شما هم فراهم می‌کند، چون تمام قفل‌های دیجیتال به امکان ذخیره سابقه دسترسی افراد به قفل هم مجهز هستند.
آیا می‌توانید قفل کمدهای بایگانی را تغییر دهید؟
به‌روزرسانی قفل با قفل دیجیتال کمد بایگانی کار ساده و راحتی است. برای این کار می‌توانید خودتان وارد عمل شوید یا از نصاب کمک بگیرید. درصورتی‌که تمایل دارید این کار را خودتان انجام دهید، از دستورالعمل زیر پیروی کنید:
- کمد را باز کنید تا به هسته قفل دسترسی پیدا کنید. حتی ممکن است نیاز باشد که کشوی کمد مربوطه را جدا کنید تا فضای کافی برای کار داشته باشید.
- اطمینان حاصل کنید که هسته قفل در وضعیت قفل نشده قرار دارد وبعد بسته به نوع هسته، از آچار یا انبر پنس استفاده کنید. با استفاده از ابزار مربوطه، گیره یا مهره را بردارید.
- هسته را برداشته و هسته جدید را جایگزین کنید.
- با استفاده از آچار یا انبر هسته جدید را به داخل شکاف فشار دهید یا مهره را دوباره به داخل پیچ کنید.
- کشوی کمد را تعویض و قفل را تست کنید تا ببینید آیا به درستی کار می‌کند یا خیر.
درصورتی‌که تمایل دارید محیط کارتان را به قفل و سایر محصولات امنیتی دیجیتال مجهز کنید، می‌توانید از کارشناسان فنی ما در نوآوران هوشمند، نمایندگی رسمی برند یوکا کمک بگیرید. ما خوشحال خواهیم شد که به شما کمک کنیم تا فضای امن و آسوده‌ای را برای شما فراهم کنیم.
