در حالی که بسیاری از مشاغل اکنون اطلاعات ارزشمند و محرمانه ای را در سرورها و فضای ابری ذخیره می‌کنند، قفل‌ها دیجیتال کمدهای بایگانی همچنان نقش زیادی در محیط دفتر دارند. روش‌های استاندارد هنوز شامل نگهداری پرونده‌های کارمندان و مشتری‌ها، قراردادها، اطلاعات مربوط به بیمه و سایر مدارک مرجع برای دسترسی راحت در محل هستند.

اهمیت اطمینان از اطلاعات ذخیره شده در قفل‌های دیجیتال کمدهای بایگانی

همانطور که می‌دانید، هر کمد بایگانی که هر نوع اطلاعات محرمانه ای را ذخیره می‌کند، باید از قفل استفاده کند. این کمک می‌کند تا اطمینان حاصل گردد که فقط افرادی که باید به مطالب کمد دسترسی داشته باشند، می‌توانند این کار را انجام دهند که این خطر نقض داده‌های فیزیکی را کاهش می‌دهد. اگر قفل از کار بیفتد یا دستکاری شود چه خطراتی به همراه دارد؟ در بدترین حالت، این بدان معنا است که ممکن است اطلاعات مشتریان شما به خطر بیفتد، چیزی که می‌تواند زحمت چندین ساله شما را برای جلب اعتماد آن‌ها زیر سوال ببرد. در این مقاله نگاهی دقیق به امنیت قفل دیجیتال کمدهای بایگانی دفتر می‌اندازیم تا از خسارت جلوگیری شود.

چگونه می‌توان کمدهای تشکیل پرونده را ایمن کرد؟

قبل از اینکه به برخی از نکات و پیشنهادات برتر برای حفاظت از کمدها‌ها و میزها بپردازیم، ابتدا لازم به ذکر است که بگوییم این قفل‌های استفاده شده برای کمدها، از کیفیت پایینی برخوردار هستند. آن‌ها قفل‌های معمولی کارخانه در نظر گرفته می‌شوند، به راحتی قابل انتخاب و دستکاری هستند و ماندگاری فوق العاده ای ندارند. این امر ما را به سمت اولین نکته در زمینه محافظت از میز و کمد سوق می‌دهد.

کمد‌ها را در مناطق امن دفتر کار خود نگه دارید

محافظت از پرونده‌های ارزشمند شرکت شما هرگز ضرری نخواهد داشت. بنابراین، بعنوان مثال، علاوه بر ارتقا امنیت با قفل‌هایی با کیفیت تر، بهتر است کمدها را در مناطقی از ساختمان اداری که برای ورود به آن‌ها نیاز به دسترسی ویژه ای می‌باشد، ذخیره کنید. نگه داشتن بایگانی‌های مهم در یک کمد قفل شده در پشت درب قفل شده، امنیت این مدارک را دو چندان می‌کند.

اضافه کردن میله‌های پشت درب مهم است

پرونده‌های مهم و اسناد محرمانه را می‌توان با یک نوار قفل اضافی ایمن کرد. این دستگاه‌های امنیتی مقاوم سازی از فولاد ضخیمی ساخته و برای نصب در کنار کمد طراحی شده اند. هنگامی که میله بسته است، می‌توان آن را با یک قفل بسته نگه داشت.

خط مشی‌های امنیتی را برای کلیدها اعمال کنید

سیاست‌های کلیدی مدیریت دقیق، باید به گونه ای اعمال شوند که برای کلید کمدهای تشکیل دهنده پرونده‌ها، محدودیت دسترسی و محل‌های ذخیره سازی فراهم کنند. صاحبان مشاغل باید کلیدهای پشتیبان و لوازم یدکی را نگهداری کنند، پیگیری نمایند که کدام یک از کارمندان دارای کپی کلیدهای کمدها هستند و از یک پروسه روشن نگهداری سوابق استفاده کنند. این به شما کمک می‌کند تا کلیدهای کمدها را گم نکنید، در حالی که اطمینان می‌دهید در صورت لزوم به بایگانی‌های مهم دسترسی پیدا می‌کنید.

برای امنیت دفتر کار از کنترل دسترسی استفاده کنید

سیستم‌های کنترل دسترسی، سیستم‌های امنیتی جامعی هستند که دسترسی به یک ساختمان یا منطقه از ساختمان را محدود و ردیابی می‌کنند. آن‌ها نقاط ورودی قفل شده تاسیسات را متحد و امنیت را با اعتبارنامه‌های بدون کلید، ساده می‌کنند. با استفاده از کد ورود به سیستم و اسکنر بیومتریک، کارمندان و مهمانان مجاز می‌توانند به راحتی به فضاهای مورد نیاز برای انجام کار خود دسترسی پیدا کنند. در عین حال، سیستم‌های کنترل دسترسی سطح بالاتری از امنیت را برای دفتر فراهم می‌کنند. درها به طور خودکار قفل می‌شوند، دسترسی ثبت می‌شود و می‌توان در ساعات یا روزهای تعیین شده ورود را مسدود کرد.

قفل‌های سازنده اصلی را تغییر دهید

اگر در مورد امنیت میز یا کمد محل کار خود جدی هستید، اولین کاری که می‌کنید این است که قفل‌های اصلی سازنده را عوض کنید. ممکن است خودتان بتوانید آن را تغییر دهید. در غیر این صورت، همیشه می‌توانید با یک قفل ساز حرفه ای تماس بگیرید تا این کار را برای شما انجام دهد. تعویض قفل‌ها به یک قفل امن تر و بهتر، بلافاصله امنیت میز و کمد‌های شما را در اداره افزایش می‌دهد.

قفل‌ها را به صورت دوره ای جایگزین کنید

با توجه به پتانسیل جابجایی کارمندان، به ویژه در دفاتر بزرگ تر و شلوغ، منطقی است که مرتباً قفل‌های کمد‌های بایگانی را عوض کنید. این تلاش به محافظت از اسناد حساس داخل کمد‌ها کمک می‌کند.

آن‌ها را به قفل‌های کمد بایگانی الکترونیکی ارتقا دهید

برای جلوگیری از مشکل کلیدها، دفتر شما می‌تواند به دستگاه‌های قفل الکترونیکی روی بیاورد. قفل‌های هوشمندی که به طور خاص برای جایگزینی قفل‌های استاندارد کمدهای بایگانی طراحی شده اند، می‌توانند برای نیازهای کارکنان شما پیکربندی شوند. قفل‌های کمدهای بایگانی الکترونیکی جدید، به راحتی می‌توانند در اکثر کابینت‌های ذخیره سازی موجود مقاوم سازی شوند. قفل کردن و باز کردن آن توسط صفحه کلید، بلوتوث یا مجاورت مغناطیسی که با کلیدهای اصلی یا کارت‌های دسترسی کار می‌کند، قابل کنترل است. این یک لایه محافظت اضافی برای داده‌های فیزیکی فراهم می‌کند، زیرا دستگاه‌های قفل کننده، سابقه زمان دسترسی به بایگانی‌ها را ثبت می‌کنند.

آیا می‌توانید قفل کمدهای بایگانی را تغییر دهید؟

همانطور که در بخش قبلی اشاره کردیم، تعویض قفل کمدهای بایگانی با یک قفل جدید، برای کسانی که می‌دانند چه کاری انجام می‌دهند، یک کاری ساده است. در اینجا خلاصه ای از نحوه انجام این کار با استفاده از یک انبردست یا آچار آورده شده:

  • کمد را باز کنید تا به هسته قفل دسترسی پیدا کنید. حتی ممکن است در نظر بگیرید که کشوی کمد مربوطه را جدا کرده تا فضای کافی برای کار داشته باشید.
  • اطمینان حاصل کنید که هسته در موقعیت قفل نشده ای قرار دارد و سپس بسته به نوع هسته، به آچار یا انبر پنس دست پیدا کنید. با استفاده از ابزار مربوطه، گیره یا مهره را بردارید.
  • هسته را برداشته و هسته جدید را جایگزین کنید.
  • آچار یا انبر را بازیابی کرده یا هسته جدید را به درون شکاف فشار دهید یا مهره را دوباره به داخل پیچ کنید.
  • کشوی کمد را تعویض و قفل را تست کنید تا ببینید آیا به درستی کار می‌کند یا خیر.
امتیاز دهید.